1. 「設定」で貴社の情報を登録：機関の種別（登録支援機関／監理団体・監理支援機関）、登録番号、住所などを入れます。届出書類や支援計画書に自動で入ります。
2. 「設定」のスタッフ台帳に担当者を登録：支援責任者・支援担当者などを登録すると、制度の要件チェックや面談報告書の「対応者の役職」に使われます。
3. 人材を登録：「人材一覧」→「＋ 新規登録」→「書類から入力する」で、在留カードやパスポートを撮るだけで入力できます。
4. 面談・支援の記録をつける：人材の詳細画面から「＋ 面談記録を追加」。3か月ごとの定期面談の漏れがダッシュボードで分かります。
5. 届出・書類を出力：「届出・書類」から、定期届出や面談報告書を入管の公式様式のまま作成できます。

• ダッシュボード：今対応すべきこと（期限・未実施の面談・届出）がひと目で分かります。
• 人材一覧：外国人材の登録・編集・検索。申請書や支援計画書の出力もここから。
• 届出・書類：随時届出・定期届出・面談報告書などの作成と、制度の要件チェック。
• 育成就労移行：技能実習生ごとに、育成就労の施行（2027年4月）後も技能実習を続けられるか・3号に進めるか・次の期限を判定します。
• データ管理：CSV・JSONでのバックアップと取り込み。
• 請求書：受入れ企業への請求書の作成（管理費のほか、送迎費・書類作成費・立替金なども追加できます）、在留期限のメール通知の設定。
• 料金・お支払い：契約状況の確認・お支払い方法の変更・解約。
• 設定：貴社情報、スタッフ台帳、自由項目、ユーザー管理（マスターのみ）。

• 在留期限90日以内／期限超過：在留期間の更新準備が必要な人数です。赤い数字は至急対応が必要です。
• その他の期限90日以内：パスポート・運転免許・空港IDなどの有効期限。
• 協議会・JAIM 未加入・未確認：分野別協議会への加入状況が未確認の人数。
• 特定技能1号 通算5年まで1年以内：通算5年の上限が近い人。2号への移行や帰国の準備を始める目安です。
• 育成就労 試験・計画の要対応：試験の目安日が近い・不合格・計画終了が近い人。押すと「届出・書類」の一覧が開きます。
• 技能実習 移行の要対応：育成就労移行に登録した技能実習生のうち、90日以内に期限がある・情報が足りない・3号に進めないのに3号希望になっている、などの人数です。押すと「育成就労移行」が開きます。
• 講習の受け直し180日以内：支援責任者・監理支援責任者・外部監査人・育成就労責任者などの講習（3年ごと）の期限が近い人。押すとスタッフ台帳が開きます。

カードにマウスを合わせると、対象者の一覧が表示されるものがあります。

手数料の改定や入管の運用変更など、知っておくべき制度の変更を運営者がお知らせします。「公式の案内を見る」で入管庁・厚労省の元の資料を開けます。読み終わったものは「×」で閉じられます（閉じたお知らせは「再表示」でもう一度見られます）。

1. 「人材一覧」→「＋ 新規登録」→ 画面上部の 「書類から入力する」 を押します。
2. 「画像を選ぶ」で書類の画像を選びます（最大8枚まで同時に可）。在留カード（表・裏）、パスポート、試験の合格証、雇用条件書、運転免許証、名刺などに対応しています。
3. スマホで撮る場合は 「スマホで撮影する」 → 表示されたQRコードをスマホのカメラで読み取り、撮影して送信します。写真がそのままパソコンに届きます（QRコードの有効期限は30分）。
4. 「AIで読み取る」（10〜30秒）→ 一覧で内容を確認・修正 → 「反映する」 → 黄色の欄を確認して 「保存する」。

「確度：推定・要確認」の項目は、必ず書類と見比べてください。マイナンバーカードは表面のみ対応で、裏面（個人番号）は読み取らず、画像も破棄します。在留カード・パスポートの画像は、人材の書類欄に自動で添付されます。

• 郵便番号を入れると、住所が自動で入ります。
• 雇用先は、一度登録した会社名を選ぶと、住所・電話・担当者などがまとめて入ります。
• 在留期限は、「在留期間 開始日」と在留期間（1年・3年など）を選ぶと計算できます（目安なので在留カードと照合してください）。
• 法人番号・会社名からの雇用先情報の自動入力（🔍 検索）は、国税庁の承認後に使えるようになります。

在留資格を「特定技能1号」にすると、「特定技能1号の通算開始日」の欄が出ます。転職前の会社での期間も含め、最初に1号の許可を受けた日を入れてください。上限まで1年を切るとダッシュボードでお知らせし、人材の詳細画面に上限日と残り日数が出ます。空欄の場合は「在留期間 開始日」で概算します。

在留資格を「育成就労」にすると、計画認定番号・計画の開始日／終了日・転籍制限期間（1年／2年）・試験（1年目の技能＝初級と日本語、修了時の技能＝専門級と日本語）の受験日と結果を入力できます。

開始日を入れると、1年目の試験の目安日・転籍制限が解ける日・修了日を自動で計算し、「届出・書類」の 「育成就労計画・試験・転籍制限の進捗」 にまとまります。

人材の編集画面で 「在籍状況」 を退職・契約満了・失踪などに変え、終了日と理由を入れて保存すると、「事由の発生から14日以内」の随時届出が「届出・書類」に自動で登録されます。退職した人はデータとして残り、年次届出の集計に使われます。

• 🔍 詳細を見る（面談記録・書類画像もここ）
• ✎ 編集する
• 📄 在留期間更新許可申請書（Excel）を出力
• 📝 1号特定技能外国人支援計画書（参考様式第1-17号）を出力（特定技能1号のみ）
• 🗑 削除（元に戻せません。退職の場合は削除せず「在籍状況」を変えてください）

1. 人材一覧で 🔍 → 詳細画面の 「＋ 面談記録を追加」。
2. 種類（定期面談・相談・苦情対応、事前ガイダンス、生活オリエンテーションなど支援計画の10項目）、日付、対象（本人／監督者）、方法、使用言語、内容を入れて保存します。
3. 定期面談は、チェック項目（労働条件・生活状況など）で問題がある項目にチェックし、問題の内容を入れます（内容の入力は必須です）。面談報告書の「問題の有無」「問題の内容」に反映されます。
4. 基準不適合等があった場合は「基準不適合等あり」にチェックし、発生日・内容・対応結果（本人への案内、所属機関への通知、入管への案内、関係行政機関への通報）を入れます。報告書の「4　基準不適合等への対応」に出力されます。
5. 監督者との面談では、監督者の氏名・役職・所属部署を入れます。2回目からは氏名を選ぶと役職・部署が自動で入ります。
6. 写真や資料の画像も添付できます。

「記録者」をスタッフ台帳の氏名と同じにすると、面談報告書の「対応者の役職」が自動で入ります。報告書の「作成年月日」には、出力した日ではなく記録を登録した日が入ります。

問題がなかった定期面談の報告書は、定期届出に添付せず、帳簿として保存しておき、出入国在留管理庁から求められたときに提示します。問題があった面談の報告書は、写しを定期届出に添付します。「届出・書類」の「📄 問題があった面談だけ（添付用）」で、添付が必要な報告書だけをまとめて出力できます。

記録の入力画面で 「📷 手書きメモを読み取って入力」 を押し、メモの写真を選ぶと、内容が文字起こしされて入力欄に入ります。書いてあるとおりに起こすので、確認してから保存してください。

生活オリエンテーションや集団での説明会など、複数の人に同じ支援を行ったときは、記録の横の 📋（他の人材にもコピー） から、対象者を選んで同じ記録をまとめて登録できます。

ダッシュボードの 「定期面談・支援チェック」 に、3か月ごとの定期面談が未実施、または期限まで30日以内の人が表示されます。

退職・契約満了などを登録すると自動で、または「届出・書類」から手動で、随時届出（事由の発生から14日以内）を登録できます。期限が近いものから並び、📄 で届出書（Excel）を出力、提出したら「提出済みにする」を押します。

「届出・書類」の 「定期届出（年1回・毎年4月1日〜5月31日に提出）」 で、年度と雇用先を選んでダウンロードします。

• 定期届出（参考様式第3-6号・別紙）：在籍者数・新規雇用・離職者数などを自動集計して記入
• 定期面談報告書（第5-5号 本人用・第5-6号 監督者用）、相談記録書（第5-4号）：期間中の記録から作成

賃金に関する項目・署名欄など、アプリで管理していない項目は追記が必要です。提出前に必ず内容をご確認ください。

人材一覧の 📝 で支援計画書（参考様式第1-17号）、📄 で在留期間更新許可申請書を出力します。Ⅰ〜Ⅲ欄や申請人・所属機関の欄は自動で入ります。支援の実施予定・方法などは手で記入してください。

スタッフ台帳に支援責任者・支援担当者を登録すると、講習修了（過去3年以内）、常勤要件、支援担当者の人数基準、登録の有効期間、手数料・実績の公表を自動でチェックします。「公表用データを出力」で実績と手数料のテキストも作れます。

1. 左のメニューの「育成就労移行」→「＋ 技能実習生を追加」で、氏名・実習実施者・現在の段階（入国前／1号／2号／3号）と、段階に応じた日付（計画の認定申請日、1号・2号・3号の開始日など）を入れます。人数が多いときは「CSVテンプレート」をダウンロードして記入し、「CSVを取り込む」で一括登録できます（日付は2026/4/1、令和8年4月1日、R8.4.1のどれでも読み取れます）。
2. 1人ずつ、次の4つに判定されます。A：3号まで継続可（施行日時点で2号を1年以上＝2026年4月1日までに2号を開始）、B：2号修了まで（3号には進めない。修了後は特定技能1号へ）、C：期限内の入国が必要（入国前の人。2027年3月31日までに計画の認定申請、原則6月30日までに入国）、D：育成就労で受入れ（期限に間に合わない）。
3. 行を押すと、技能検定の受検・計画の認定申請・修了予定・在留期限などのスケジュールが日付つきで開きます。「判定結果をCSVで保存」で、受入れ企業への説明資料にも使えます。

判定は厚生労働省・出入国在留管理庁の公表資料にもとづく目安です。実習の中断期間がある場合や個別の事情は、外国人技能実習機構・地方出入国在留管理局でご確認ください。技能実習から育成就労へ、在留中に切り替えることはできません。

1. 「設定」で機関の種別を 「監理支援機関（育成就労）」 にし、許可の状況・許可番号・有効期限を登録します。
2. スタッフ台帳に「監理支援責任者」「監理支援職員」「外部監査人」を登録します（講習の修了日も）。
3. 技能実習生をこのアプリで管理していない場合は、「設定」で技能実習の実施者数・実習生数を手入力すると、人数基準の計算に加算されます。

「届出・書類」に、許可・事業所ごとの責任者・講習・外部監査人・常勤職員の人数（受入れ企業数÷8、外国人数÷40）・受入れ企業2社以上の結果が表示されます。

スタッフ台帳で区分を「育成就労責任者」「育成就労指導員」「生活相談員」にし、所属する受入れ企業を選んで登録します。「届出・書類」に受入れ企業ごとの選任状況と講習の期限（3年ごと）が一覧で出ます。指導員は、その業務に5年以上の経験が必要です。

1. 人材の編集画面で、月額の管理費（支援委託費）と税区分を入れておきます。
2. 「請求書」→「発行元情報（貴社の情報）」に、住所・振込先・インボイス登録番号を登録します（初回のみ）。
3. 「請求書を作成」で雇用先と対象月を選ぶと、その雇用先の人材分をまとめた請求書ができます。
4. 「印刷・PDF保存」で、紙に印刷するかPDFとして保存できます。

消費税は、インボイス制度のルールに合わせて、税率ごとに合計してから1回だけ端数を処理しています。

1. 「請求書」→「請求書を作成」の下にある「追加の請求項目（管理費以外）」で「＋ 行を追加」を押します。
2. 品目・対象者（任意）・数量・単価を入れ、税区分を選びます。品目は入力欄の候補（入国時の送迎費、住居確保の支援費、書類作成費、通訳費、交通費など）から選ぶことも、自由に入力することもできます。
3. 印紙代など、受入れ企業の代わりに支払った立替金は「消費税の対象外（立替金など）」を選びます。請求書では消費税の対象と分けて表示されます。
4. 「請求書を作成」を押すと、管理費と追加の項目をまとめた1枚の請求書ができます。追加の項目だけを請求したいときは、「月額管理費を請求に含める」のチェックを外してください。

よく使う項目を登録する：行の右にある「☆」を押すと、品目・単価・税区分が保存されます。次回からは「よく使う項目から追加…」で選ぶだけで入力できます。不要になった項目は、同じ一覧の「よく使う項目を整理する」から削除できます。

備考：「備考」に入力した内容（例：10月入国2名分の送迎費）は請求書に印刷されます。

2026年10月1日受付分から、在留期間更新・在留資格変更の手数料は「許可される在留期間」ごとの金額になりました（例：1年＝窓口33,000円／オンライン27,000円＋決済手数料330円）。

1. 「追加の請求項目」の「＋ 在留手続手数料」を押します。
2. 手続き（更新／変更）、許可される在留期間、申請方法（窓口／オンライン）、対象者を選び、「請求書に追加」を押します。金額は自動で入り、税区分は「消費税の対象外（立替金など）」になります。

金額の一覧は、ダッシュボードの「在留期限アラート」にある「💴 更新手数料の早見表」でも確認できます。

「データ管理」で、全データをCSV（Excelで開ける形式）やJSONで書き出せます。月に1回程度のバックアップをおすすめします。以前書き出したJSONファイルは「インポート」から読み込めます（現在のデータに追加されます）。

今お使いのExcelのデータを移したい場合は、CSV形式に整えたうえでお問い合わせください。取り込みをお手伝いします。

「設定」→「自由項目（カスタムフィールド）」で、「緊急連絡先」「寮の部屋番号」など独自の項目を追加できます。人材の登録画面に入力欄が増えます。

• 登録支援機関：支援責任者／支援担当者／兼任
• 監理支援機関：監理支援責任者／監理支援職員／外部監査人
• 受入れ企業（育成就労）：育成就労責任者／育成就労指導員／生活相談員（所属する受入れ企業も選択）

講習の修了日を入れると、3年後の期限を自動で計算してお知らせします。退職した人は削除せず「在籍中」のチェックを外すと、履歴を残せます。

「請求書」画面の下にある「メール通知」で「在留期限のお知らせメールを受け取る」をオンにすると、在留期限が90日以内の方・期限を過ぎた方がいる週に1回、メールでお知らせします。

最初に登録したアカウント（マスター）は、「設定」→「ユーザー管理」から担当者を招待できます。招待する人ごとに、見せる画面（人材一覧の閲覧のみ・請求書のみ・届出・書類など）を選べます。受入れ企業に閲覧用のアカウントを発行することもできます。

キーボードの Ctrl＋F5（Macは Command＋Shift＋R）で画面を再読み込みしてください。それでも表示されない場合は、マスターのアカウントで「設定」→「ユーザー管理」から、その画面の権限が付いているか確認してください。

スマホの標準カメラでQRコードを読み取ってください。QRコードの有効期限は30分です。期限が切れたら、パソコンの画面で「スマホで撮影する」を押し直してください。1回で送れるのは10枚までです。

書類全体が写るように、明るい場所で、影や反射が入らないように撮ってください。横向きでも読み取れます。読み取れなかった項目は、手で入力してください。

メール：info@sswdatabase.com
LINE：公式アカウント「SSWDatabase特定技能者管理」
電話：0743-21-3401（平日 9:00〜18:00）

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